ANALISIS PEKERJAAN (job analysis)

ANALISIS PEKERJAAN BAB 4 MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Gary Dessler
Mendiskusikan Pengertian Analisis Pekerjaan, Termasuk Tujuan dan Cara Mengaplikasikannya.
Tujuan dari analisis pekerjaan ini adalah memperlihatkan bagaimana cara menganalisis pekerjaan dan menuliskan deskripsi pekerjaan. Kita akan melihat bahwa menganalisis pekerjaan meliputi penentuan lingkup dari pekerjaan tersebut secara detail, dan orang seperti apa yang harus dipekerjakan oleh perusahaan untuk pekerjaan seperti itu. Kita juga akan mendiskusikan beberapa teknik analisis pekerjaan, dan bagaimana cara menggunakan internet dan lebih banyak metode tradisional yang dapat digunakan untuk merancang deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Analisis pekerjaan adalah.....

prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan menentukan tanggung jawab posisi tersebut, karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi tersebut dan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan itu) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).
Penyelia atau spesialis SDM biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan:
• Aktivitas pekerjaan. Pertama, orang tersebut mengumpulkan inforamasi mengenai aktivitas pekerjaan tersebut yang sebenarnya, seperti membersihkan, menjual , mengajar atau melukis.
• Perilaku manusia. Spesialis itu juga dapat mengumpulkan informasi mengenai perilaku-perilaku manusia seperti merasakan, berkomunikasi, memutuskan, dan menulis.
• Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan. Kategori ini termasuk informasi mengenai perangkat yang digunakan, bahan-bahan yang di proses.
• Standar prestasi. Pengusaha juga mungkin menginginkan informasi mengenai standar prestasi pekerjaan (misalnya dalam konteks level atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan).
• Konteks pekerjaan. Merupakan informasi tentang hal-hal seperti kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, konteks organisasi dan sosial. Misalnya, siapa karyawan yang biasanya akan berinteraksi.
• Persyaratan manusia. Ini termasuk informasi mengenai persyaratan manusia untuk pekerjaan itu, seperti pengetahuan atau keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan (pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja).
2. Menggunakan Tiga Metode Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan dengan Cara Wawancara, Kuesioner, dan Observasi.
Ada beragam cara untuk mengumpulkan informasi mengenai kawajiban, tanggung jawab, dan aktivitas dari pekerjaan, dan kita akan membahas hal yang paling penting dalam bagian ini. Dalam praktiknya, Anda dapat menggunakan salah satu dari teknik-teknik tersebut, atau dapat mengkombinasikan teknik-teknik yang paling cocok dengan tujuan Anda. Jadi, wawancara mungkin sesuai untuk membuat deskripsi pekerjaan, sedangkan kuesioner analisis posisi lebih sesuai untuk mengukur nilai kompensasi dari pekerjaan.
Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dari seorang spesialis SDM, pegawai yang bersangkutan, dan penyelia pegawai tersebut. Spesialis SDM (barangkali seorang manajer SDM, analisi pekerjaan, atau konsultan) dapat mengamati dan menanalisis pekerjaan itu, kemudian membuat deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Penyelia dan pekerja dapat mengisi kuesioner yang berisi aktivitas para bawahannya.
Dalam praktik, perusahaan biasanya mengumpulkan data analisis pekerjaan dari beragam “ahli masalah subjek” (kebanyakan pemegang jabatan pekerjaan) dengan menggunakan kuesioner dan wawancara. Kemudian, mereka membuat rata-rata data dari beberapa karyawan untuk masing-masing dari beberapa tugas tertentu. Masalahnya adalah karyawan yang memiliki jabatan pekerjaan yang sama tetapi bekerja dalam Departemen berbeda dapat mengalami tekanan yang sangat berbeda. Karenanya, hanya dengan menambahkan dan membuat rata-rata jumlah waktu yang katakanlah, dibutuhkan asisten SDM untuk “mewawancarai kandidat” dapat berakhir dengan hasil yang menyesatkan. Intinya adalah Anda harus memahami konteks departemental pekerjaan itu: Cara seseorang menghabiskan waktunya dengan jabatan pekerjaan tertentu tidaklah selalu sama dari Departemen yang satu dengan yang lain.
Wawancara kuesioner, observasi dan diary/log adalah metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis pekerjan. Mereka memeberikan informasi realisitis tentang apa yang sebenarnya dilakukan pemegang jabatan pekerjan itu. Para manajer menggunakannya untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

WAWANCARA
Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama dan wawancara penyelia dengan satu atau dengan banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut. Jenis wawancara apapun yang Anda gunakan ada harus yakin bahwa orang yang diwawancarai memahami sepenuhnya alasan wawancara itu. Karena ada kecenderungan bahwa wawancara demikian adalah bentuk dari penilaian benar atau salah yang menjadi evaluasi efisiensi.
PRO DAN KONTRA
Pro dan kontra wawancara adalah metode yang paling banyak digunakan untuk mengenali kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan. Dan karena kelebihan yang dimilikinya. Seorang pewawancara yang terampil dapat menggali aktivitas penting yang terjadi hanya sekali-kali, wawancara juga memberikan kesempatan untuk menjelaskan fungsi dari analisis pekerjaan. Beberapa pertanyaan wawancara yang biasa diajukan meliputi :
• Pekerjaan apa yang dilaksanakan ?
• Apakah kewajiban dari posisi anda ? Apa yang tepatnya anda kerjakan ?
• Seperti apa lokasi titik anda bekerja ?
• Dalam aktivitas apakah anda berpartisipasi ?
• Apakah tanggung jawab dan kewajiban dari pekerjaan itu ?

PEDOMAN WAWANCARA
Pertama, analisis pekerjaan dan penyelia harus bekerja sama untuk mengenali pekerjan yang paling mengetahui pekerjaan itu dan lebih disukai adalah mereka yang dapat secara objektif menjelaskan tanggung jawab mereka.
Kedua, mengadakan hubungan dengan orang yang akan diwawancarai ketahui namanya, berbicara dengan bahasa yang mudah dimengerti secara singkat telah tujuan wawancara, dan menjelaskan orang bagaimana dipilih untuk wawancara.
Ketiga, ikuti pedoman atau daftar pertanyaan terstruktur, yang berisi daftar pertanyaan dan terdapat ruang untuk mengisi jawaban.
Keempat, saat kewajiban tidak dilaksanakan dalam cara yang umum misalnya, Saat pekerja tidak melaksanakan pekerjaan yang sama berulang beberapa kali dalam sehari mintalah pekerja itu menyusun kewajibannya secara berurutan dari yang paling penting dan frekuensi terjadinya. Ini akan memastikan bahwa anda tidak melewatkan aktivitas penting, tapi jarang dilaksanakan seperti kewajiban seorang juru rawat saat sekali-kali di ruang gawat darurat.
KUESIONER
Baik struktur maupun tidak, kuesioner memiliki pro dan kontra. Kuesioner adalah cara yang tepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, hal ini lebih murah dari mewawancarai lapisan pekerja. Namun, mengembangkan kuesioner mengujinya dapat menjadi mahal dan memakan waktu.

OBSERVASI
Observasi langsung sangat berguna, terutama untuk pekerjaan yang terdiri atas aktivitas fisik yang dapat diamati sebagai contoh, pekerjaan perakitan dan petugas akunting. Disisi lain observasi umumnya tidak sesuai saat pekerjaan meminta banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan). Juga tidak berguna bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting, seperti seorang juru rawat yang menangani gawat darurat. Dan reaktivitas pekerja mengubah apa yang biasanya dilakukan karena Anda mengawasi juga dapat menjadi masalah. Para manajer sering menggunakan observasi langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh. (Siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerja itu; dapat satu menit untuk pekerja lini-perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama pekerjaan yang lebih rumit).

3. Membuat Deskripsi tentang Pekerjaan yang Terdiri dari Ringkasan dan Fungsi Pekerjaan dengan Menggunakan Metode Internet dan Metode Tradisional.

Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian-bagian yang mencakup:
1. Identifikasi pekerjaan
2. Ringkasan pekerjaan
3. Tanggung jawab dan kewajiban
4. Otoritas dari pemegang jabatan
5. Standar prestasi
6. Kondisi kerja
7. Spesifikasi pekerjaan

Identifikasi pekerjaan

Identifikasi pekerjaan berisi beberapa jenis informasi. Jabatan pekerjaan menyebutkan nama pekerjaan, seperti penyelia operasional pemprosesan data, manajer pemasaran, atau petugas pengendalian stok. Tanggal adalah tanggal deskripsi pekerjaan sebenarnya ditulis, dan disiapkan untuk mengetahui siapa yang menulis. Ada juga ruang untuk menunjukan siapa yang menyetujui deskripsi itu dan memperlihatkan lokasi dari pekerjaan tersebut dalam konteks pabrik/divisi dan departemen/bagian. Bagian ini juga dapat menyertakan jabatan penyelia langsung dan informasi mengenai gaji dan skala upah. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat menggolongkan programer sebagai programer II, programer III, dan seterusnya.

Ringkasan pekerjaan
Ringkasan pekerjaan harus menjelaskan sifat umum pekerjaan itu dan hanya menyertakan fungsi atau aktivitas utamanya. Jadi reprensetatif penjualan melalui telepon “. . . bertanggung jawab menjual buku teks perguruan tinggi . . .” Untuk pekerjaan manajer bahan, ringkasannya dapat menyatakan bahwa “manajer bahan membeli secara ekonomis, mengatur pengiriman, menyimpan, dan mendistribusikan semua bahan yang diperlukan untuk lini produksi.” Untuk pekerjaan penyelia persuratan, “penyelia ruang surat menerima, menyortir, dan mengirimkan semua surat masuk dengan benar, dan orang itu menangani semua surat keluar termasuk pengeposan yang akurat dan tepat waktu.”
Fungsi pekerjaan
Fungsi pekerjaan adalah kewajiban pekerjaan yang harus mampu dilakukan oleh karyawan, atau tanpa akomodasi yang wajar. Fungsi pekerjaan penting karena merupakan alasan adanya posisi itu atau saat fungsi khusus sehingga perusahaan mempekerjakan orang tersebut untuk melakukan keahlian atau kemampuan pekerjaannya untuk melakukan fungsi khusus tersebut. Bila orang cacat tidak dapat melakukan pekerjaan itu seperti yang saat ini telah terstruktur, pengusaha diminta untuk membuat sebuah ”akomodasi wajar”, kecuali dalam melakukannya mengakibatkan “kesukaran yang tidak semestinya”.

4. Menganalisis Spesifikasi Pekerjaan dengan Menggunakan Internet dan Penilaian Anda

Mengunakan Internet untuk Menuliskan SpesiFikasi Pekerjaan
Kebanyakan pengusaha barang kali menuliskan deskripsi pekerjaan mereka sendiri, tetapi banyak yang beralih ke Internet. Satu situs, www.jobdescriptoin.com, mengilustrasikan sebabnya. Proses sederhananya, mencari dengan jabatan urutan abjad, kata kunci/keyword, kategori, atau industri untuk menemukan jabatan pekerjaan yang diinginkan. Jaringan informasi pekerjaan miliki Departemen Tenaga Kerja AS, yang disebut O*NET, adalah perangkat web lain yang berguna. O*NET juga memberikan keterampilan, termasuk keterampilan dasar seperti membaca dan menulis, keterampilan proses seperti pemikiran kritis, dan keterampilan yang dapat dipindahkan seperti membujuk dan negosiasi.

Spesifikasi Berdasarkan pada Penilaian
Spesifikasi pekerjaan bersumber dari dugaan terpelajar penyelia dan Manajer Sumber Daya Manusia. Prosedur dasarnya adalah menanyakan, “Apa yang dibutuhkan agar dapat melakukan pekerjaan ini, dalam konteks pendidikan, kepandaian, pelatihan, dan sejenisnya?”
Ada beberapa cara untuk menduga dengan baik atau menilai. Anda dapat menciptakan sediri, Anda dapat memilih mereka dari kopetensi yang terdaftar dalam deskripsi pekerjaan berbasis Web seperti yang ada pada www.jobdecription.com dan “Mengatur situasi pelanggan yang sulit dan emosional”. O*NET online adalah pilihan lainnya. Daftar pekerjaan yanga ada di sana meliputi deskripsi lengkap tentang pendidikan, pengalaman, dan keterampilan lain yang dibutuhkan. Gunakan akal sehat untuk menyusun daftar tentang persyaratan pekerjaan. Tentu saja, ciri khusus pekerjaan seperti yang digali melalui analisis pekerjaan – misalnya, kecekatan tangan atau level pendidikan adalah penting. Namun, jangan mengabaikan fakta bahwa beberapa perilaku pekerjaan dapat diterapkan hampir pada semua pekerjaan (walaupun biasanya mereka tidak muncul melalui analisis pekerjaan).

5. Menjelaskan Analisis Pekerjaan Bagi “Pengangguran”, Apa Artinya dan Bagaimana Pelaksanaannya.

Pekerjaan umumnya didefinisikan sebagai “sekumpulan aktivitas yang amat terkait yang dijalankan untuk pengkajian”, tetapi setelah beberapa tahun terakhir konsep pekerjaan telah berubah cukup dramatis . Seperti yang dilakukan oleh pengamat:
Dunia moderen berada pada ambang lompatan amat besar dalam kreativitas dan produktivitas, tetapi pekerjaan tersebut tidak akan menjadi bagian dari realitas ekonomi hari esok. Masih ada dan akan selalu ada sejumlah besar pekerjaan untuk dilakukan, tetapi hal ini tidak akan ada dalam amplop keluarga yang kita sebut pekerjaan. Nyatanya, banyak organisasi saat ini telah berada pada jalur “tanpa pekerjaan”.
“Tanpa pekerjaan” ini adalah fenomena global, seperti yang diilustrasikan dalam “Tempat Kerja Baru”. Saat Mercedes-Benz membuka pabrik barunya di Alabama di akhir dekade 1990-an, ada kesempatan bagi perusahaan untuk memulai dengan “Lembaran baru” untuk mendesain sistem pembuatan mobil abad dua puluh satu. Sistem yang dikembangkan sama dengan “sistem produksi yang sehat” yang telah lama dimanfaatkan oleh perusahaan Jepang seperti Toyota. Sistem ini menekan pada metode penyimpanan berdasarkan pesanan sehingga stok tersebut tidaklah signifikan karena datangnya bagian-bagian produk untuk lini perakitan “sesuai dengan pesanaan”. Sistem ini nenelan aliran produksi yang stabil karena pengurangan hal-hal yang diluar rencana (seperti mobil yang hampir selesai dirakit mengalami kerusakan yang harus diperbaiki) meningkatkan kualitas. Sistem yang baru mengorganisasikan karyawan dalam kerja tim, dan menekankan fakta bahwa semua karyawan harus mendedikasikan diri mereka dari mereka pada perbaikan yang terus-menerus. Sekarang sistem baru ini telah terbukti di Alabama. Mercedez-Benz memperluasnya ke seluruh pabrik di seluruh dunia.

Pelaksanaannya
Perluasan pekerjaan berarti memberikan akitivitas tambahan berlevel sama sehingga meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan. Jadi, dengan demikian pekerja yang sebenarnya hanya membuat kaki tempat duduk sampai yang dapat menempelkan sandarannya juga. Rotasi pekerjaan berarti secara sistematis memindahkan pekerja dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Memperkaya pekerjaan berarti merencanakan kembali pekerjaan dengan cara meningkatkan kesempatan bagi pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, pencapaian, pertumbuhan dan pengakuan-misalnya, dengan membiarkan pekerja merencanakan oleh orang lain. Dejobbing adalah cara perusahaan untuk mempercepat pembuatan keputusan dengan mengambil langkah seperti rekayasa ulang, yang menjadikan pekerjaan indivudual menjadi makin luas dan tidak spesifik. Perusahaan tidak menginginkan karyawan merasa terbatas dengan sejumlah tanggung jawab spesifik seperti yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan. Hasilnya, lebih banyak pengusaha yang menggantikan ringkasan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.